Jak automaticky přepsat přijaté faktury do Pohody

Přijde faktura do e-mailu. Někdo ji otevře, přečte IČO, částku, datum splatnosti a variabilní symbol, přepíše to do Pohody a soubor uloží do složky. U deseti faktur měsíčně to nikoho netrápí. U dvou set už to je půl dne práce každý měsíc, ke kterému se nikdo nehlásí dobrovolně.

Tuhle část práce dnes zvládne automat. Ne dokonale a ne bez kontroly, ale dost dobře na to, aby z půl dne zbylo dvacet minut.

Jak to většina firem řeší dnes

Nejčastěji ručně. Faktury chodí na sdílený e-mail, účetní je jednou týdně projde, přepíše do Pohody a založí do složky na disku. Chyby vznikají hlavně u variabilních symbolů a částek s haléři. Když se přepíše variabilní symbol, platba se nespáruje a hledá se to o měsíc později.

Druhá varianta je, že dodavatelé posílají ISDOC. To je český formát elektronické faktury, který Pohoda umí načíst přímo. Problém je, že ISDOC posílá jen část dodavatelů. Zbytek pošle PDF, někdo dokonce sken.

Jak vypadá automatické řešení

Celý postup má čtyři kroky:

1. Sběr faktur. Automat sleduje určenou e-mailovou schránku, například faktury@vasefirma.cz. Když přijde e-mail s přílohou, vytáhne ji.
2. Rozpoznání údajů. Z PDF se vytáhne IČO dodavatele, číslo faktury, datum vystavení a splatnosti, částka bez DPH, DPH a celkem, variabilní symbol a číslo účtu. U ISDOC souborů se data čtou přímo, u PDF se použije vytěžování textu, u skenů OCR.
3. Kontrola. IČO se ověří v ARESu, aby se poznalo, jestli dodavatel existuje a sedí název. Když něco nesedí nebo si automat není jistý, faktura jde do fronty ke schválení místo rovnou do účetnictví.
4. Zápis do Pohody. Data se převedou do XML a nahrají přes mServer, což je rozhraní, které Pohoda pro tenhle účel má. Faktura se založí jako přijatý doklad, PDF se přiloží.

Pohoda musí mít mServer zapnutý a dostupný. U síťové verze to řeší správce, u lokální instalace je potřeba počítač, který běží. To je nejčastější technická překážka, na kterou u Pohody narazíte.

Příklad z praxe

Účetní kancelář zpracovávala kolem 180 přijatých faktur měsíčně pro osm klientů. Šlo o mix ISDOC souborů a PDF od menších dodavatelů. Nastavili jsme sběr z e-mailu, vytěžování dat a zápis do Pohody s tím, že faktury nad 50 000 Kč a faktury od nových dodavatelů jdou vždy k ruční kontrole.

Ruční přepisování se zkrátilo z přibližně šesti hodin měsíčně na necelou hodinu kontroly. Chybovost u variabilních symbolů zmizela, protože se už nikde nepřeklepává.

Na co si dát pozor

Vytěžování dat z PDF není stoprocentní. U běžných faktur z fakturačních systémů se přesnost pohybuje vysoko, u skenů a netypických rozvržení klesá. Proto se automatizace vždy staví tak, že sporné doklady jdou k člověku, ne rovnou do účetnictví.

Druhá věc je zodpovědnost. Automat nenahradí účetní. Nerozhodne, na jaké středisko nebo zakázku doklad patří, pokud mu to nedefinujete pravidly. Dává smysl začít u dodavatelů, kteří se opakují každý měsíc, protože u nich se pravidla nastaví jednou a pak platí.

Časté dotazy

Funguje to i s Money S3 nebo Fakturoidem?

Ano, princip je stejný, liší se jen způsob zápisu. Money S3 i Fakturoid mají vlastní rozhraní pro zakládání dokladů. Fakturoid je z těchto tří na napojení nejjednodušší.

Co když dodavatel pošle fakturu jako sken?

Sken se dá přečíst přes OCR, ale přesnost je nižší než u textového PDF. Takové faktury doporučujeme posílat rovnou ke kontrole.

Jak dlouho trvá nastavení?

U běžného zadání týden. Když se napojuje více systémů nebo je potřeba řešit schvalovací kolečko, počítejte spíš se dvěma týdny.

Musíme kvůli tomu měnit účetní program?

Ne. Automatizace se staví okolo toho, co už používáte.

Chcete to nastavit u sebe?

Přepisování dokladů je jedna z věcí, kde se automatizace vrátí nejrychleji, protože jde o práci, která se opakuje každý měsíc ve stejné podobě. Podívejte se na naši službu automatizace fakturace a účetnictví, nebo nám rovnou napište a projdeme to spolu na nezávazné konzultaci.